Start-up - Alles in Ordnung

Besserer Überblick, höhere Servicequalität, größerer Wert: Mit einer Lösung für umfassendes Dokumentenmanagement bietet die Docunite GmbH speziell Immobilienbesitzern und potenziellen Immobilienkäufern zahlreiche Vorteile.

Die Idee zur Gründung einer eigenen Firma begann schon vor knapp 20 Jahren zu keimen: Als Auszubildender im Immobiliensektor setzte sich Patrick Penn seinerzeit intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinander, sammelte profundes Wissen über die lückenlose Dokumentation von Erwerb, Instandhaltung, Vermietung und Veräußerung von Immobilien und implementierte in seinem Ausbildungsunternehmen ein Content-Management-System. „Das passte ich den kundenspezifischen Bedürfnissen an.“

Auch im Anschluss blieb Penn in der Branche – und machte sich 2017 mit der Docunite GmbH selbstständig. Sein Ziel: die Marktlücke schließen. „In der Immobilienbestandsverwaltung wie auch im Immobilienverkauf gibt es immer dieselben Anforderungen“, sagt der CEO. Unabhängig von Objektart und Auftraggeber sei es Anspruch oder teilweise gesetzliche Vorgabe, sämtliche Vorgänge schriftlich vorhalten zu können. In der Konsequenz entwickelte Penn mit seinem Team eine Lösung, mit der sich alle zugehörigen Dokumente einer Immobilie auf einer digitalen Plattform bündeln und verwalten lassen. „Docunite gibt Kunden die Möglichkeit, jederzeit ein scheckheftgepflegtes Objekt vorzuhalten“, fasst Penn zusammen.

Gerade Immobilien erforderten zur vollständigen Dokumentation sehr viele spezifische Schriftstücke, auch von Rechts wegen: von Grundbuchauszügen und Baugenehmigungen über Mietverträge bis zu Reparatur- oder Sanierungsnachweisen. „Alles entlang der Wertschöpfungskette einer Immobilienentwicklung“, fasst Penn zusammen. „Pro einer Million Euro Immobilienwert fallen durchschnittlich 250 Dokumente an. Und über den Lebenszyklus hinweg kommen kontinuierlich weitere hinzu, etwa bei Mieterzirkulation oder Umbau.“ Diese Flut lasse sich im Rahmen der digitalen Lösung in einem virtuellen Verkaufsraum ablegen und bei Bedarf erweitern. Das unterstütze lückenlose Nachweise zum Zustand des Objekts. Das wiederum ermögliche Eigentümern einen potenziellen Verkauf ohne Kaufpreisabschläge aufgrund fehlender Nachweise sowie Käufern eine rundum faktenbasierte Kaufentscheidung. „Weil alles automatisiert abläuft, ist der Administrationsaufwand sehr gering und die Übersicht umso detaillierter“, sagt Penn.

Bis heute ist sein Unternehmen eigenfinanziert. „Den Umsatz aus unserer Tätigkeit als Schnittstellendienstleister haben wir zu einem großen Teil in unsere Produktentwicklung investiert.“ Zum Docunite-Kundenstamm gehören auch einige Konzerne. „Gerade in Zusammenarbeit mit ihnen lernen wir viel dazu und entwickeln unser Produkt in engem Austausch weiter.“ Dazu gehört eine branchenspezifisch programmierte KI-Funktion, die Dokumente erkennen und klassifizieren kann. „Damit unterscheiden wir uns von sehr vielen Unternehmen, die ein rein generisches Dokumentenmanagement anbieten“, sagt Penn.

Viele Customize-Optionen, die bei allgemein ausgerichteten Systemen erst händisch programmiert werden müssten, liefere das System automatisch. Der Datenschutz sei selbstverständlich permanent gewährleistet. „Alle Entwicklungen basieren auf Best Practices aus der Immobilienbranche.“ Die branchenspezifische Standardlösung ermögliche es Kunden, sich statt auf die Verwaltung auf ihre jeweiligen Kernthemen und -kompetenzen zu konzentrieren. Ein professionelles Onboarding mit sogenannter Hyper-Care-Phase bieten die Experten ebenfalls an, je nach Projektumfang und Unternehmensgröße bis zu mehreren Monaten. „Da lassen wir unsere Kunden nicht allein.“ Nicht zuletzt sei eine saubere Dokumentenpflege auch ein Image-Booster, sagt Penn: „Es macht immer einen besseren Eindruck, bei jedem Anlass sofort das passende Dokument zur Hand zu haben.“

Text: Tonia Sorrentino