- Schritt für Schritt

Beim Stichwort Digitalisierung fühlen sich viele Betriebe von der rasanten Entwicklung schlicht überrumpelt. Das ist einerseits verständlich, aber keine Ausrede fürs Nichtstun. Wer planvoll vorgeht, kann langfristig profitieren.

Wenn man als Unternehmerin oder Unternehmer die Worte „Künstliche Intelligenz“, „E-Rechnung“ oder „Cyberangriff“ hört, klingt das erst einmal nach viel Arbeit. Arbeit, die in der Regel nicht bezahlt wird. Man fragt sich: Welche Themen sind überhaupt für mich relevant? Dabei beeinflusst Digitalisierung längst das tägliche Geschäft in vielen Bereichen und in so gut wie allen Branchen. Wo also anfangen? Letztlich dreht sich alles um drei zentrale Fragen: Wie erreiche ich meine Kunden? Wie kann ich durch Digitalisierung Kosten sparen? Wie sichere ich mein Unternehmen gegen Risiken ab?

Viele Menschen fällen ihre Entscheidung heute bereits vor der ersten persönlichen Kontaktaufnahme im Netz. Eine Homepage, die mehr schlecht als recht auf dem Smartphone funktioniert, oder auf der wichtige Informationen lange gesucht werden müssen, ist abschreckend. Selbst ausgemachte Internet-Laien erkennen den Unterschied zwischen einer gut funktionierenden und modernen Website und einem Relikt aus den Neunzigern. Dabei ist die Unternehmenswebsite heute viel mehr als nur eine Visitenkarte. Wer seine Zielgruppe kennt, kann hier durch gutes Design, kluge Funktionen und eine smarte Benutzerführung mit relativ kleinen Mitteln viel erreichen.

Eine entscheidende Rolle spielt auch die Platzierung in den Suchergebnissen. Wer bei Google erst auf Seite drei erscheint, wird gar nicht erst gefunden. Hier hilft Suchmaschinenoptimierung, kurz SEO genannt. Dazu gehören zum Beispiel die konsequente Pflege und Strukturierung von Inhalten auf der eigenen Website und eine einfache Bedienbarkeit. Auch technische Faktoren wie die Ladegeschwindigkeit einer Seite oder ihre mobile Optimierung fließen in das Google-Ranking ein. Unternehmen, die hier Zeit investieren, verbessern ihre Chancen, von Kunden entdeckt zu werden, deutlich.

Neben der Sichtbarkeit spielen digitale Service-Angebote eine immer größere Rolle. Rechnungen per E-Mail statt per Post, digitale Terminbuchungen oder Kontaktaufnahme via Messenger wirken professionell und erleichtern die Zusam­menarbeit für alle Beteiligten. Letztlich verkürzen sie den Weg, den potenzielle Interessenten zurücklegen müssen. Auch Newsletter, ein hauseigener Blog oder Online-Kundenportale sind gute Möglichkeiten, um Nähe zur Zielgruppe herzustellen und digital in Erinnerung zu bleiben. Digitalisierung bedeutet in diesem Zusammenhang vor allem, Kundinnen und Kunden den Zugang oder die Kontaktaufnahme zu erleichtern und das eigene Unternehmen als verlässlichen Partner zu präsentieren.

Digitalisierung kostet zunächst Geld, kann aber Kosten senken. Ein besonders aktuelles Beispiel ist die elektronische Rechnung. Seit diesem Jahr sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im neuen Format empfangen zu können. Reine PDF-Dokumente genügen nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben. Viele Betriebe mussten ihre Software umstellen oder neue Prozesse einführen. Manche haben diese Arbeit noch vor sich. Langfristig wird die Umstellung Zeit und Geld sparen. Und nicht nur das: Papier, Porto und Ablage entfallen, und durch die automatische Verarbeitung sinkt die Fehlerquote.

Auch andere Büroprozesse lassen sich heute digital vereinfachen. Digitale Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, die Prüfung von Eingangsrechnungen und noch viel mehr können automatisiert werden. Dadurch werden Aufgaben schneller erledigt. Das entlastet die Verwaltung und schafft Freiräume für die eigent­liche Wertschöpfung. Ein weiteres Beispiel für sinnvolle Digitalisierung ist die Nutzung von Cloud-Speicher.

Anstatt aufwendig eigene Server zu betreiben, lagern viele Unternehmen ihre Daten und Anwendungen inzwischen aus. Aber aufgepasst: Wer sensible Unternehmens- oder Kundendaten in fremde Hände gibt, sollte sich gut überlegen, wem er vertraut. Viele US-Anbieter dominieren den Markt, unterliegen aber den dortigen Gesetzen, die den Zugriff durch Behörden erleichtern. Europäische Anbieter haben hier oft den Vorteil, dass sie sich strikt an die Datenschutz-Grundverordnung halten müssen. Es kann sich also lohnen, bewusst nach deutschen oder europäischen Cloud-Lösungen zu suchen. Sie bieten nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern stärken auch die digitale Souveränität.

Cyberangriffe sind längst keine Rand­notiz mehr. Immer häufiger geraten auch kleine und mittlere Betriebe ins Visier von Kriminellen. Die Angriffe erfolgen oft über einfache Methoden wie gefälschte E-Mails. Dennoch können die Folgen dramatisch sein: verschlüsselte Daten, stillstehende Produktionen oder gestohlene Kundendaten. Die gute Nachricht lautet, dass sich das Risiko mit überschaubaren Mitteln reduzieren lässt. Regelmäßige Backups, aktuelle Softwareversionen und klare Zugriffsrechte senken die Gefahr. Ebenso wichtig ist das Bewusstsein bei den Mitarbeitenden. Viele Vorfälle beginnen mit einem unbedachten Klick auf einen Link. Hier können interne Schulungen Abhilfe schaffen. Auch politisch wird das Thema inzwischen ernst genommen. Mit der europäischen NIS-2-Richtlinie werden in den kommenden Jahren deutlich mehr Unternehmen verpflichtet sein, Mindeststandards für IT-Sicherheit einzuhalten.

Künstliche Intelligenz ist bereits in vielen Branchen im Arbeitsalltag angekommen. Sie kann Inhalte zusammenfassen, Bilder erzeugen, erste Entwürfe für Angebote schreiben oder komplexe Daten analysieren. Das spart Zeit, ersetzt jedoch niemals menschliche Erfahrung und Verantwortung. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich trauen, erste Versuche mit KI zu starten, die Ergebnisse aber in jedem Fall kritisch prüfen.

Auch die öffentliche Verwaltung wird digitaler. Immer öfter können Anträge und Nachweise online eingereicht werden. Das spart Wege, verkürzt Bearbeitungszeiten und zwingt Unternehmen gleichzeitig dazu, sich an neue digitale Prozesse anzupassen.

Bei aller Technologie sollte letztlich immer der Mensch im Mittelpunkt stehen. Neue Systeme funktionieren nur dann, wenn die Mitarbeitenden sie akzeptieren und verstehen. Wer sein Team frühzeitig einbindet, erklärt, warum Veränderungen stattfinden, und Schritt für Schritt vorgeht, hat die größten Erfolgschancen. Ein kleiner Testlauf in einem einzelnen Bereich ist oft hilfreicher als ein ambitionierter Komplettumbau. Entscheidend ist, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Sie soll Abläufe vereinfachen, Kundenkontakte verbessern und den Alltag erleichtern. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich bei jeder Investition fragen, ob sie wirklich einen Mehrwert schafft.

Digitalisierung ist ein Weg, kein schnelles Ziel. Niemand muss von heute auf morgen perfekt digitalisiert sein. Gerade kleine Betriebe verfügen oft nicht über das notwendige Fachwissen oder haben schlicht nicht die Zeit, sich intensiv mit technischen Fragen auseinander­zusetzen. Hier ist es sinnvoll, sich gezielt Unterstützung zu holen. So können Steuerberater bei der Einführung der E-Rechnung helfen, IT-Dienstleister beraten beim sicheren Einsatz von Cloud-Lösungen und regionale Initiativen wie Digital-Hubs oder die Industrie- und Handelskammern bieten praxis­nahe Workshops und Erstberatungen an. Für die Optimierung der Online-Präsenz gibt es spezialisierte Anbieter, die wissen, worauf es ankommt. Förderprogramme von Bund und Ländern unterstützen Investitionen in digitale Projekte. Wer solche Angebote nutzt, spart sich Umwege und reduziert das Risiko teurer Fehlentscheidungen. Digitalisierung bleibt damit beherrschbar: Schritt für Schritt, mit klaren Prioritäten und mit Partnern, die den Weg begleiten.

Montagmorgen, 07:45 Uhr. Die Personalabteilung im Ausnahmezustand.

Zwei neue Mitarbeitende stehen unangekündigt vor der Tür. Die IT ist über­lastet. Das Bewerberportal zeigt Fehler. Und die Zutrittstransponder? Noch nicht programmiert.

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