Recruiting - Wenn die KI mitentscheidet

Künstliche Intelligenz spielt inzwischen sowohl auf Bewerber­seite als auch in den Personalabteilungen eine zunehmend wichtige Rolle. Was sagen die Unternehmen im Bergischen Städtedreieck?

Gothaer ein neues Bewerbermanagementsystem eingeführt, das verschiedene KI-Funktionen bietet. „Aktuell schauen wir uns sehr genau an, wo diese Funktionen uns einen echten Mehrwert bringen. Ein Beispiel ist das Matching von Kandidatinnen und Kandidaten mit unseren Stellen: KI kann Skills und Qualifikationen abgleichen und relevante Informationen schneller zusammenfassen. Auch Microsoft Copilot sowie neue KI-Funktionen unserer Recruiting-Partner wie LinkedIn und StepStone prüfen wir gezielt“, berichtet Jean-Pascal Boeff, Leiter des Teams Recruiting und Talent Acquisition bei dem Versicherungsunternehmen mit Sitz in Wuppertal und Köln.

Durch den Einsatz von KI sehe man zunehmend Effizienzgewinne, aber auch qualitative Vorteile. „KI kann beispielsweise neben dem Lebenslauf auch Zeugnisse berücksichtigen und dadurch Kompetenzen erkennen, die im CV allein viel­leicht nicht unmittelbar sichtbar sind. Gerade bei umfangreichen Bewerbungsunterlagen ist das eine große Unterstützung“, so Boeff. Für ihn und sein Team gehe es aber nicht darum, einfach nur schneller zu werden. „Wenn KI uns operative Arbeit abnimmt, wollen wir die gewonnene Zeit in die Menschen investieren. Das bedeutet: Bewerbende persönlicher durch den Prozess begleiten, schneller erreichbar sein und unsere Expertise dort einsetzen, wo sie besonders wichtig ist – etwa bei der Auswahl und in der Beratung unserer Führungskräfte.“

Nach einer schwindelerregenden Entwicklung in den vergangenen Jahren begegnet einem KI inzwischen überall – eben auch im Bewerbungsprozess. Und zwar sowohl auf Seiten der Bewerbenden, die sich von KI helfen lassen, als auch auf Seiten der Unternehmen, die „KI-Bewerbungen“ bekommen und selbst auch KI nutzen können. Laut einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digital­verbands Bitkom unter mehr als 600 Unternehmen ab drei Beschäftigten in Deutschland setzt fast jedes achte Unternehmen (zwölf Prozent) bereits KI im Bewerbungsprozess ein, und alle anderen (88 Prozent) können sich dies für die Zukunft vorstellen.

Aktuell nutzen nach Bitkom-Angaben neun Prozent der Unternehmen KI, um Stellenanzeigen zu erstellen. Fast sechs von zehn Unternehmen (59 Prozent) halten dies künftig für denkbar. Fast die Hälfte (46 Prozent) kann sich zudem vorstellen, Stellenanzeigen auf Basis einer KI-Analyse zielgruppenspezifisch auszuspielen. Bislang machen dies lediglich drei Prozent der Unternehmen. Für die erste Durchsicht eingehender Bewerbungen setzen derzeit sechs Prozent der Unternehmen KI ein, 27 Prozent können sich dies vorstellen. Auch KI-basierte Kompetenz- oder Potenzialanalysen sind ein Thema: Fünf Prozent der Unternehmen nutzen sie bereits, mehr als ein Drittel (34 Prozent) ist dafür offen. Auch im direkten Kontakt mit Bewerberinnen und Bewerbern sehen Unternehmen Potenzial: Zwei Prozent lassen Bewerbungsgespräche heute bereits von einer KI führen, 17 Prozent, also jedes sechste Unternehmen, kann sich dies für die Zukunft vorstellen. Wie gehen sie mit diesen neuen Möglichkeiten um? Wie kann KI helfen – und wo liegen ihre Grenzen? Wohin wird sich der Bewerbungsprozess weiter entwickeln? Wir haben uns bei Unternehmen und KI-Expertinnen und -Experten im Bergischen Städtedreieck umgehört.

„Wir nutzen KI-Tools insbesondere im Assessment-Center, zum Beispiel in der Konzeption von Übungen, für die Erstellung von Fallstudien, Gesprächsleitfäden für Interviews, Rollenspielen oder Tests“, sagt Christine Scheming, Leiterin Personal und Organisationsentwicklung bei der Lutz GmbH & Co. KG. Der Klingenhersteller setzt KI im Personalbereich vorrangig als technisches Hilfsmittel oder als ergänzende Diagnostik ein – „nicht jedoch als Entscheidungsinstanz“, betont Scheming. „Die Eignungsentscheidung bleibt stets menschlich.“

Die Wuppertaler Gründer Torben Luckow und Tristan Overhagen verfolgen mit ihrem Start-up, dem „Unternehmen für bessere Arbeit“, eine ehrgeizige Vision: Stellenbesetzungen künftig für 1.000 Euro zu ermöglichen. „Die passende Technologie spielt bei der Steuerung der Besetzungsprozesse die entscheidende Rolle. Dafür entwickeln wir eine Ontologie, die die lokale Arbeitsmarktrealität für jedes Unternehmen abbildet“, so Luckow. Ziel ist es, das Risiko für Betriebe jeder Größe spürbar zu senken – von der strategischen Personalplanung bis zur konkreten Besetzungsentscheidung. „Einfache Standardlösungen greifen im Recruiting selten, denn jede Stelle verlangt nach individuellen Antworten – passend zum jeweiligen Team, Standort und Unternehmen. Die Analysen des Start-ups helfen dabei, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Der eigentliche Besetzungsprozess wird so vereinfacht und von hohem Verwaltungsaufwand befreit“, sagt Luckow.

Auch bei der Gebr. Becker GmbH ist KI im Bewerbungsprozess Thema. Der Wuppertaler Spezialist für Vakuum- und Drucklufttechnologie prüft, „wo KI im Recruiting sinnvoll unterstützen kann – etwa beim CV-Screening oder in ersten Gesprächsphasen“, sagt Personalleiter Sven Dahlmann. Die technische Machbarkeit sei dabei die einfachere Frage. „Spannen­der ist für uns die kulturelle und ethische Seite: Möchten wir als Familienunternehmen den ersten Kontakt wirklich einer KI überlassen? Für uns gilt: KI darf Prozesse effizienter machen, aber nicht den persön­lichen Blick auf den Menschen ersetzen.“

Er und sein Team stellen fest, dass viele Bewerbungen heute bereits mit KI erstellt oder optimiert werden. „Teilweise werden Lebensläufe so formuliert, dass sie von KI-basierten Auswahltools gut erkannt werden. Daraus entsteht ein spannendes Paradoxon: KI schreibt für KI.“ Dahlmann versteht den Einsatz der neuen Technologien auf Bewerber-Seite: „Wer aktiv sucht, schreibt je nach Profil schnell 20 oder 30 Bewerbungen. Da ist es legitim, sich Unterstützung zu holen.“

Ein „No-Go“ für Lutz-Personalleiterin Scheming sind falsche oder überzogene Angaben zu Fähigkeiten. „Diese werden spätestens in vertiefenden Interviews aufgedeckt, wenn konkrete Beispiele oder nachvollziehbare Erfolge fehlen.“ Positiv wertet sie es, wenn Bewerber KI für die Strukturierung des Lebenslaufs oder für erste Textentwürfe einsetzen und KI damit als Assistenz und nicht als Ersatz für Eigenleistung begreifen. „Kürzlich hat uns ein Bewerber überzeugt, weil er unter Zeitdruck eine Fallstudie mit eigenen Ideen und konkreten Beispielen löste, sich aber bei der Gliederung und visuellen Gestaltung der Präsentationsfolien von KI unterstützen ließ.“

Unternehmerin Katrin Kronenberg stellt inzwischen besonders professionell wirkende Bewerbungen aus dem Ausland fest. Hier sehe man, dass KI genutzt werde, um Bewerbungsunterlagen sprachlich, strukturell und optisch auf ein sehr gutes Niveau zu bringen. „Interessant finde ich dabei, dass man als jemand, der selbst mit KI arbeitet, durchaus erkennt, wie intensiv und mit wie viel Aufwand ein Bewerber die Möglichkeiten genutzt hat. Zwischen einer Bewerbung, bei der lediglich ein Standardtext von einer KI erstellt wurde, und einer individuell ausgearbeiteten Bewerbung liegen teilweise Welten – sowohl beim Inhalt als auch bei Formatierung und Design“, sagt Kronenberg, die neben ihrer Rolle als Geschäftsführerin des Business-Centers Ebbtron in Solingen den gesamten HR-Bereich des Familienunternehmens (u. a. Ebbinghaus) verantwortet.

Für Personalleiter Dahlmann von Becker ist KI ein Werkzeug – „ähnlich wie ein Taschenrechner. Entscheidend ist, dass man versteht, was das Tool macht, das Ergebnis zur eigenen Person passt und man im Gespräch dahinterstehen kann.“ Auf klassische Anschreiben verzichtet Becker seit rund drei Jahren. „Ein guter CV und das persönliche Gespräch sagen uns mehr über Motivation und Persönlichkeit.“ „Wirklich aussagekräftig waren Anschreiben noch nie“, sagt auch Felicitas Ullrich. „KI macht das nur sichtbarer: Früher halfen Mama oder Papa, heute hilft Chat­GPT“, so die geschäftsführende Gesellschafterin der U-Form Testsysteme GmbH & Co. KG in Solingen und zertifizierte Eignungsdiag­nostikerin. Trotzdem hielten laut der von ihrem Unternehmen erhobenen „Azubi-Recruiting Trends 2024“ mehr als 60 Prozent der Unternehmen das Anschreiben für wichtig. „Mehr als die Hälfte glaubt, daraus Eignung ablesen zu können.“

Nina Kreuz, Berufs- und Studienberaterin bei der Agentur für Arbeit Solingen, erlebt in ihrer täglichen Arbeit, dass immer mehr Jugendliche insbesondere ChatGPT zur Erstellung ihrer Bewerbungsunterlagen nutzen. „Die Qualität der mithilfe von KI erstellten Bewerbungsunterlagen ist dabei häufig noch ausbaufähig. Vielen Jugendlichen fehlt die notwendige Medienkompetenz, um durch gezielte und qualitativ hochwertige Prompts gute Ergebnisse zu erzielen.“ Als Alternative oder Ergänzung empfiehlt sie Bewerbungstrainings der Agentur für Arbeit und verweist zudem auf Aufklärung und gezielte Schulungen zum Thema KI an Schulen in der Region.

Erwachsene Arbeitssuchende auf Helferniveau nutzen laut Kreuz moderne Tools bislang nur sehr selten für ihre Bewerbungen. „Gleichzeitig erwarten immer weniger Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in diesem Bereich ausführliche Bewerbungsunterlagen, sodass diese nicht in jedem Fall erforderlich sind. Bei gut ausgebildeten Menschen sieht die Sache anders aus“: Sie nutzen KI zunehmend für ihre Bewerbungen. „Durch konkrete und ausführliche Prompts werden dabei aus meiner Sicht immer bessere Ergebnisse erzielt.“ Und wie lässt sich Eignung erkennen? Nach Einschätzung von Expertin Ullrich verändert KI die Grundlagen guter Eignungsdiagnostik nicht: „Objektivität, Vali­dität und Fairness bleiben entscheidend. KI kann Verfahren schneller und standardisierter machen, wenn sie klar definierte Kriterien anwendet.“ Kritisch werde es, wenn KI selbst Eignung interpretiert oder prognostiziert. „Denn KI kann nicht nur gute Diagnostik skalieren, sondern auch Vorurteile und schlechte Kriterien. Entsprechende Systeme gelten im EU AI Act als Hochrisiko-KI“, betont Ullrich und verweist auf das weltweit erste umfassende Gesetz zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz.

Der EU AI Act schafft zwar einen gesetzlichen Rahmen, „lässt aber viele Fragen offen, besonders was den Einsatz von Hochrisiko-KI angeht“, so Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder.

„Gerade im hochsensiblen Personalwesen braucht es für den KI-Einsatz klare und verständliche Regeln, an die sich auch alle halten.“ Wichtig zu wissen: „Wer sich ein KI-basiertes Recruiting-Werkzeug selbst zusammenbaut oder ein gekauftes stark umbaut oder die Kriterien definiert, gilt im Sinne des EU AI Acts nicht mehr als Anwender, sondern als Hersteller - mit allen Nachweispflichten, die dazugehören. Das ist im Mittelstand kaum jemandem bewusst“, sagt die Wuppertalerin Yvonne Vormstein. Nach vielen Jahren in leitender Funktion im Personalbereich berät sie heute mittelständische Unternehmen bei Digitalisierung und KI. Vormstein weist auf weitere rechtliche Fallstricke hin: „Neben der DSGVO – eine vollautomatische Absage ohne menschliche Prüfung ist unzulässig – greift das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz: Eine KI, die aus den bisherigen Einstellungen lernt, wiederholt deren Muster. Und Kriterien wie ,lückenloser Lebenslauf’ oder ,Vollzeit’ benachteiligen bestimmte Gruppen systematisch, ohne dass es jemand beabsichtigt.“

Sie warnt vor KI-Lösungen, die „wie Berufsanfänger“ auswählen: „Wenn ein Unternehmen eine KI für die Vorauswahl einrichtet, füttert es sie in aller Regel mit den Kriterien aus der Stellenanzeige: Abschluss, Berufsjahre, Kenntnisse. Genau so wählt ein junger, unerfahrener Recruiter aus. Erfahrene Recruiter arbeiten anders. Sie sehen, dass jemand fachlich nur zu zwei Dritteln passt, aber in fünf Jahren zweimal befördert wurde. Sie erkennen, dass eine Lücke im Lebenslauf eine Pflegesituation war und keine Sprunghaftigkeit. Dieses Erfahrungswissen taucht in keinem Kriterienkatalog auf, auch weil viele es sich nicht zu formulieren trauen. Es gilt als ,nicht objektiv’.“ Hier liegt für sie die eigentliche – menschliche – Arbeit: „Ein Teil dieses Bauchgefühls ist verdichtete Erfahrung und gehört unbedingt in die Auswahl. Ein anderer Teil sind Vorurteile, die dort nichts zu suchen haben. Beides auseinander zu sortieren ist anstrengend. Aber wer es nicht tut, bekommt eine KI, die den unerfahrensten Recruiter im Haus abbildet und ihn auf alle Bewerbungen anwendet.“ Unternehmerin Kronenberg und ihr Team setzen aktuell noch keine KI für die Vorauswahl der Bewerbungen ein. „Wir nutzen Personio als HR-Tool und auch im dazugehörigen Recruiting-Modul ist eine KI-Funktion integriert. Diese haben wir momentan allerdings bewusst nicht aktiviert“, sagt Kronenberg. Der Grund ist vor allem die Unternehmensgröße oder die Anzahl der offenen Stellen: „Wir schreiben aktuell maximal etwa fünf Positionen parallel aus. Bei diesem Bewerbungsvolumen möchten wir uns die Zeit nehmen und weiterhin selbst einen Blick auf alle Bewerbungen werfen.“

Doch auch der global agierende Automobilzulieferer Aptiv nutzt am wichtigen europäischen Standort Wuppertal derzeit keine KI zur Bewertung oder Auswahl von Bewerbungen. „Aus unserer Sicht gibt es aktuell keine KI-Tools für die Personalabteilung, die genügend Qualität, Sicherheit und Verlässlichkeit bieten. Echte Menschen sind in diesem Bereich bislang noch nicht ersetzbar“, sagt HR-Managerin Lisa Wittwer.

Zugleich werden Führungskräfte durch entsprechende Schulungen auf den Umgang mit KI-generierten Bewerbungsunterlagen vorbereitet, um diese angemessen einordnen zu können. „Zudem schulen wir unsere Führungskräfte im Umgang mit KI, um ihre Produktivität bei wiederkehrenden Routineaufgaben zu erhöhen – damit ihnen mehr Zeit bleibt für die Interaktionen mit Kolleginnen und Kollegen sowie für konzeptionelle, strategische und innovative Aufgaben.“ Zum Schluss sei ein Blick in die Glaskugel erlaubt: Wie wird die Entwicklung fortschreiten? Großes Potenzial sieht Ismihan Bozhüyük, Expertin für KI-Technologie beim Handelsverband NRW und dem Projekt KI-Navi Handel, in der Personaleinsatzplanung, aber ebenso in der Mitarbeiterentwicklung und im Onboarding. „Gerade im Handel müssen neue Mitarbeitende oft schnell viel Wissen aufbauen. KI kann dabei helfen, Schulungsinhalte individuell bereitzustellen und Fragen direkt im Arbeitsalltag zu beantworten. Sobald KI bei Personalentscheidungen zum Einsatz kommt, müssen wir genau hinschauen. Es geht um sensible Daten und um Entscheidungen, die Menschen ganz konkret betreffen.“ Mit Projekten wie Digitalcoach NRW und KI-Navi Handel unterstützt der Handelsverband NRW den Handel bei allen Themen rund um Digitalisierung und Künstliche Intelligenz. Gründer Luckow blickt so auf die Entwicklung der Arbeitswelt: „Durch den Einfluss von KI rücken Personalwesen und IT bei Planung, Strategie und Beschaffung immer enger zusammen. Wichtig ist für uns, dass Komplexität von Organisationen nicht unterschätzt wird.“ Um diesen Ansatz praxisnah weiterzuentwickeln, sucht das Start-up aktuell nach Pilotkunden aus der Region.

Text: Daniel Boss